La Confrérie des Amis du Rugby

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Les Membres

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Adresse mail : confrugby.eac@laposte.net

 

Dernières informations :

 

COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 28 janvier 2011

Etaient présents : Agnès VOLLARD, Eileen VOLLARD, Serge VOLLARD, Colette DERYCKE, Mylène THOMASSE, Camille MENU-DAJON, Peggy BOUTELET, Marie WALLART, Elodie HATTON, Emma DONTENVILLE, Emilie DELAUNE, Pascal HUBERT, Christian AUBINEAU, Stéphane HEULLANT et Didier AUBERT. Etait excusé : Alain MEYER, Xavier GAUDRY, Kiven VOLLARD, Brice CADOT et Robin DOUSSAUD.

La réunion débute par la lecture de la lettre de démission pour convenances personnelles et causes professionnelles du président, Joël DIONIS. Le conseil d'administration entérine la démission du président et, conformément aux statuts, fait appel à candidature. Pascal HUBERT se porte volontaire et est élu à l'unanimité des membres présents.

Toutefois, il est remarqué, une fois de plus, qu'il manque des bénévoles pour assurer l'ensemble des tâches de la CAR que ce soit le vendredi soir ou les dimanches de match. Devant cette carence, il est décidé que les joueuses et les joueurs sous carton rouge et les joueuses et les joueurs blessés devront s'occuper du chalet et des tâches annexes (sonorisation, vente de tickets de bourriches...). Dans la mesure du possible il faudrait avoir, au moins, une équipe de 3 personnes composée d'une féminine et de 2 seniors issus des équipe première et réserve.

Les repas d'après match seront assurés par des volontaires qui devront se faire connaître à l'avance en s'inscrivant sur un tableau prévu à cet effet et affiché dans le club house. Ce tableau reprendra l'ensemble des matchs à domicile des équipes de l'EAC Rugby.

Pour mettre cela en oeuvre la CAR pourra s'appuyer sur des personnes qui feront la médiation entre l'association et les membres des équipes (Camille MENU-DAJON, Stéphane HEULLANT et Cédric PILAT).

Il sera écrit un règlement intérieur du club house stipulant notamment les horaires d'ouverture, l'interdiction de vente d'alcool aux mineurs ainsi qu'un rappel à l'ordre concernant l'incompatibilité de la consommation d'alcool et la conduite automobile.

Didier AUBERT informe les participants de la volonté de la Ville d'Evreux de mettre le projet de construction du nouveau club house au budget primitif de 2011.

Une petite fête sera organisée à l'occasion du dernier match à domicile le 3 avril et les Vikings auront leur premier match le 7 mai.

La séance est levée à 21 heures 30, la prochaine réunion aura lieu le 7 mars.

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Réunion de la CAR le vendredi 28 janvier 2011 au Club House à 19h30

Ordre du jour :
Bilan des 4 premiers mois de l'année
Organisation de la soirée du 8 mai et Tombola

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COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 22 octobre 2010

 

Participants : Joël Dionis, Colette Derycke, Christian Aubineau, Peggy Bouthelet, Pascal Hubert, Christelle Hubert, Didier Aubert, Gilles Gerfaux, Valérie Gerfaux, Mylène Thomasse

Points de l'ordre du jour :

- Logo de la CAR :

• Logo proposé avec ballon rugby :
On demande d’enlever les étoiles (trop clinquant)
On demande de remplacer le sigle CAR par Confrérie de Amis du Rugby en haut du logo et ajouter en bas Evreux (situe la confrérie)
On demande de remplacer le marron du ballon par du blanc (sera plus visible sur les fonds noirs des vêtements prévus)
Le chapeau lui reste rouge / vert / et blanc les couleurs officielles de l’OPE
Vérification de Christian pour le nombre de couleur de la broderie (jusqu’à 10 couleurs)

- Préparation de la soirée Beaujolais du 26/11/2010 :

• Quoi ? :
Colette peut nous avoir du travers de porc aux petits légumes prêt à chauffer
Boissons en dehors de l’apéritif offert (kir ou jus d’orange) seront proposés le Beaujolais bien sur, Whisky, Ricard, Bière, Coca (sucré et light), jus orange payants
• Menu : Apéro, plat, dessert, pain pour 12€ adultes et 6 € enfants
• Organisation :
Les tentes (3 tentes 7m x 8m fermées) / électricité /chaises / tables sont commandées (reste canon à chauffage à prévoir)
Faire les tickets apéro / plat / dessert (Christelle)
Liste du personnel nécessaire au montage, préparation, service, ménage …, tableau charges humaines pour le 8/11/2010(Pascal)
Cédric Pilat pourra voir avec le groupe sénior les dispo de chacun.
Voir Camille ou nouveau relais féminin pour les dispos féminines.
Prévoir agrandissement du bar
Prévoir espace service loin du bar mais passage pour cuisine
Prévoir coin vente tickets

URGENT LA COMMUNICATION AU RETOUR DE VACANCES 10/11/2010

Faire les affiches (afficher dès la fin du mois d’octobre)
Prévoir les inscriptions : formulaire (retour école rugby, courrier, mail), inscription seront clôturées au 20/11/2010 (message attirant : nous vous proposons de nous retrouver … ne pas oublier de préciser que les tentes sont chauffées) (Christelle)
• Animation : Panier garni (trouver un produit « lourd » à proposer pour attirer), Mylène voit qui animera
• Approvisionnement :
Nous irons chercher le Beaujolais chez Cyriac pour garder la tradition, nous prendrons également le vin blanc de l’apéritif (lui proposer de mettre un logo ou une banderole à son enseigne dans les tentes, voir les prix pour tarif vente bouteilles) (Jojo)
Les courses seront faites à Intermarché, négocier les desserts, le panier garni (Colette et Peggy)
Essayer de trouver des articles promotionnels pour décorer (ballons baudruche société générale, foire-fouille …)

Pour faciliter les échanges et le retour des inscriptions aux différentes manifestations création d’une adresse mail pour la Confrérie des Amis du Rugby : confrugby.eac@laposte.net (pour info problème d’envois de mail de cette adresse vers les adresse hotmail )

Date de la nouvelle réunion : Vendredi 19/11/2010

Ordre du jour :
Finalisation de la soirée Beaujolais
Points divers
Date de la prochaine réunion

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COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 17 SEPTEMBRE 2010

Participants : Joël Dionis, Colette Derycke, Christian Aubineau, Peggy Bouthelet, Pascal Hubert, Christelle Hubert, Didier Aubert, Agnès Vollard, Serge Vollard, Emilie Verleyen, Gilles, Brice Cadot

Point de l'ordre du jour :

Les soirées et organisations festives

Soirée Beaujolais :
• La date : Le jour du Beaujolais est le 18 novembre 2010, la date la plus appropriée proche de cette date serait le vendredi 26 novembre (pas de match à domicile pour Evreux donc pas d’après match à gérer la veille de la soirée festive)
• Le lieu : Le lieu idéal d’un point de vue organisation, nettoyage, préparation est : le club house avec installation de tentes et chauffage (comme à la soirée moules frites du 8 mai 2009)
• Actions : Réserver et se procurer 3 tentes, 200 chaises, 22 plateaux, 44 tréteaux, éclairage avec 380 V (pour le chauffage loué par la CAR) => Didier Aubert
• Le menu : Demander et voir avec Eric qui avait demandé de le contacter si besoin => Joël Dionis ou commander (Le grilladin) => Christian Aubineau
A cette saison ce sera un plat chaud (diverses idées de plat : Bourguignon, Jarret, …)
Prévoir 3 / 4 cartons de beaujolais et bière
• Tarif : à voir pour Apéro/ Entrée / Plat
• Animation : Penser à une estrade, une animation (Panier Garni ?)
• Communication : Prévoir affiches et courriers postaux (sera posté par Pascal Hubert), voir liste publipostage (Brice Cadot)

Deuxième soirée :
• La date : Fin janvier, début février (Reprise des Match 9 janvier 2011), 29 janvier 2011 ?
• Le Thème : Prévoir un thème (Saint-Valentin, Galette des Rois, l’EAC fait du ski, choucroute, tartiflette…)
• Le lieu : selon le ressenti de la soirée Beaujolais encore sous la tente (profiter du thème l’EAC fait du ski pour venir avec doudoune, gants …), ou partenaire du club AXA propose le prêt gracieux d’une salle à Jouy (voir la salle, si présence d’une cuisine et éventuellement hébergement) => Christian Aubineaux un peu plus loin que chez nous mais plus confortable.

Actions festives :
Prévoir le deuxième tournoi de Rugby à toucher familial avec une animation à côté
Etudier la possibilité d’un loto (organisation et personnel le jour même, une personne dédiée à l’animation et au tirage des numéros, au moins 50 lots à prévoir, être vigilent sur la période et ne pas faire de doublon avec un autre loto) ou d’une tombola (prévision 2 mois avant, challenge vendeur, une vingtaine de lots à chercher) lequel sera le plus rentable ? , et une soirée.

Autres points :

- Demande officielle de Brice Cadot d’une aide de la CAR pour la soirée parents éducateurs du 9 octobre 2010 pour l’apéritif et la bière.
Accord de la CAR donné de vive voix à Brice Cadot pour la fourniture de l’apéritif et de la bière (l’EAC fourni la viande)

- Demande de reprise du stock EAC par la CAR en cours entre Didier Aubert et Joël Dionis.

- Benjamin travaille sur le nouveau logo de la CAR plus visuel et brodable en logo sur les textiles (Ballon de Rugby à l’ancienne (lacet) avec un chapeau de bouffon)

- Cluze et Benjamin vont assurer le relais de communication avec l’équipe sénior et donner un coup de main pour les calendriers.

- Les sweats à capuche fermeture et lacet mixtes noirs à broderie EAC rugby blanche sont en cours de réalisation, ils seront visibles la semaine prochaine. Tailles disponibles S, M, L, XL, XXL mixtes, et de 5 à 15 ans
Adulte : PRIX DE VENTE 35 €
Enfant : PRIX DE VENTE 25 €
Paiement à la commande, passage de commande toutes les 20 pièces.
Seront en photo prochainement sur le site deux sweats adultes et deux enfants
Nous espérons que le bénéfice de la vente des sweats permettra d’investir dans l’achat de petits accessoires style porte clés avec un mini ballon à l’effigie de l’EAC qui dégageront eux même du bénéfice.

Date de la nouvelle réunion : Vendredi 22 octobre 19h30

Ordre du jour :
- Préparation de la soirée Beaujolais
- Points divers
- Date de la prochaine réunion

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COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 10 SEPTEMBRE 2010

 

Participants : Joël Dionis, Colette Deryck, Cédric Pilat, Xavier Gaudry, Didier Aubert, Christian Aubineau, Alain Meyer, Pascal Hubert, Christelle Hubert

Point de l'ordre du jour :

• Vote du nouveau bureau :
Le nouveau bureau a été élu sur une seule liste présentée et votée par ses participants sans opposition.

• Composition du nouveau bureau :
Président : Joël Dionis
Vice Président : Pascal Hubert
Trésorière : Colette Deryck
Secrétaire : Christelle Hubert
Secrétaires Adjointe : Mylène Thomasse et Camille Menu
Membres : Xavier Gaudry, Cédric Pilat, Peggy Bouthelet...

• Points Abordés :

Cédric Pilat, Camille Menu et Pascal Hubert sont les intermédiaires entre la CAR, les joueurs (Equipe Sénior et Féminines) et Educateurs du club de Rugby, ils seront les garants du passage des informations.

Dans la continuité il serait bien de trouver un autre intermédiaire pour les juniors.

Proposition d’un planning des bénévoles pour les activités gérées par la CAR voir Pièce jointe

Etude du renouvellement de la boutique de la CAR
(Suggestion du lancement d’un nouveau vêtement)
Nouvelle tarification du stock restant

Date de la nouvelle réunion : Vendredi 24 septembre 19h00 au Club House
Ordre du jour :
Calendrier des festivités de l’année
Demande du Président de la CAR au Président de l’EAC de bénéficier de la vente des produits EAC au profit de la CAR moyennant une participation
Demande du Président de la CAR au Président de l’EAC de la présence d’une personne de la CAR lors de la visite des sponsors à l’EAC
Points divers.

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COMPTE RENDU DE L'ASSEMBLEE GENERALE DU 4 SEPTEMBRE 2010

Bilan moral :

Joël Dionis, Président de la CAR ouvre l'AG en remerciant chaleureusement tous les bénévoles réguliers et occasionnels qui se sont impliqués dans la vie du club tout au long de la saison 2009 - 2010. Mention particulière à Agnès et Serge Vollard qui ont organisé les réceptions des matchs des Juniors et de l'équipe féminine.

Ensuite le Président passe en revue les manifestations de la saison passée :
Soirée Moules/Frites du 8 Mai : Excellente journée, conviviale et bénéfique.
Soirée Beaujolais : Petite déception, le solde n'est que très légèrement positif.
1er Tournoi à toucher : Bon début, devra être renouvelé et amélioré.
Tombola : Résultats satisfaisants, mais qui auraient pu être meilleurs si les joueurs seniors s'étaient plus impliqués.


Avant de passer à la nouvelle constitution des membres de la CAR, le Président lance un avis de recherche pour l'arrivée de nouveaux bénévoles "actifs". La saison 2010 - 2011 ne pourra pas fonctionner avec 2 ou trois personnes comme la saison passée.

 

Bilan Financier :

La trésorière Colette Derycke présente le bilan financier :

La trésorière présente le détail des dépenses de la saison 2009 - 2010 (26045 euros), les recettes laissent un solde positif de 3357,03 euros.
A noter une dette de "bar" de 486,50euros en attente de paiement. Le système de cartes sera réactivé.

Les bilans moral et financier sont approuvés à l'unanimité.

Prochaine réunion le 10 septembre.
Ordre du jour : constitution du nouveau bureau, préparation de la saison 2010 - 2011

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COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 14 JANVIER

 

• Bilan de la Soirée Beaujolais 2009
  - Petite déception, le solde n'est que très légèrement positif.
  - Actions : Améliorer la méthode d'information sur l'annonce de nos soirées.
• Voyages de fin de saison des Seniors Garçons et Filles
  - Des bourriches seront organisées au profit des garçons et des filles (les participants à la réunion regrettent l'absence d'un représentant senior garçon à la réunion)
• Annulation du match Armée Française vs Royal Air Force du 20 mars 2010
  - Les anglais ont déclaré forfait. La CAR est évidemment décue. Cette journée s'annonçait comme un belle journée sportive et conviviale.
• Les manifestations de janvier à juin 2010
  - La salle des Expos avait été réservée depuis longtemps pour le 17 avril. Mais les seniors garçons et filles auront un match de phase finale le lendemain 18 avril avec longs déplacements possibles. Il est donc préférable d'annuler la date du 17 avril.
  - Autres projets possibles
  En reprenant les idées émises lors des précédentes réunions, la CAR pourrait organiser :
  * Une Soirée Crêpes
  * Une Foire à Tout
  * Une Soirée Moules Frites
  * Tournoi de jeunes
  Les participants à la réunion ont travaillé principalement sur la soirée Moules Frites. Une date est choisie: le samedi 8 mai 2010.
  En parallèle à cette soirée, la CAR prend en compte l'organisation de la Tombola annuelle. Le tirage au sort serait effectué lors de cette journée. Il faut rapidement mettre en place une équipe "Tombola". Les bénéfices qui peuvent être conséquent si la tombola est bien organisée seront redistribués pour les voyages des garçons, des filles et du voyage de fin de saison de l'Ecole de Rugby.
• Répartition repas d'après-matchs
  - Les intempéries avec les matchs reportés nécessitent une réactualisation des noms des personnes impliquées dans les réceptions d'après-matchs.
  - Pour prendre de l'avance à l'inverse des années précédentes, un pré-projet pour le calendrier 2011 est distribué.

Prochaîne réunion de la CAR le jeudi 18 février 2010 à 19h30 au Club House

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